वेळेचे नियोजन

हं, तर नवीन वर्षाला सुरुवात झालीय म्हणायची. गेल्या दशकात अशा कित्येक महत्वपूर्ण घटना तुमच्या आयुष्यात घडून गेल्या असतील ज्यांमध्ये तुमचा राहिलेला प्रत्यक्ष-अप्रत्यक्ष सहभाग तुम्ही हयात असेपर्यंत कधीच विसरु शकणार नाहीत. बहुतेकदा अशा घटनांच्या परिणामांचे स्वरुप—प्रचंड आनंद, रंगतंद्रीमय सुखातिरेक, भयानक, पार दुःखाच्या डोहात बुडल्याची जाणीव, भावशून्यता, नैराश्य असे काहीसे असते. अशा गोष्टींबद्दल विचार करताना मग लगेच असा प्रश्न किंबहुना मस्तकी चमकून जातो की या सर्व गोष्टींमागचे कारण तरी काय, का असे अनुभव अनुभवायला मिळतात, कशामुळे? विचार करायला बसले की अनन्य प्रश्न समोर उभे ठाकतात आणि ते तुम्हाला स्वतःला उत्तरे माहित नसताना देखील एकामागोमाग एक अशा प्रकारे मुळ प्रश्नाला लागूनच असलेल्या अतिशय कठिण प्रश्नांचा भडिमार तुमच्यावर करण्यास सुरुवात करतात. हीच बाब माझ्या बाबतीत घडली. नववर्षाचा रम्य स्वागत सोहळा अनुभवण्याच्या मनःस्थितीत मी नव्हतोच. आता केवळ काही दिवसांच्या सुट्ट्यानंतर चालू होणारे सेमिस्टर माझ्या आयुष्यात किती महत्त्वपूर्ण आहे याची पुरती जाणीव मला झालेली आहे, अन् त्याचाच परिणाम म्हणजे गत घटनांपासून, पूर्वी केलेल्या गत कर्मांपासून काही तरी शिकायचे—अशी बनलेली मानसिकता; झाले "मी पणा"चे भान देखील मी विसरत गेलो, निराशेचे सूर माझ्या एकूणच हालचालींवरुन समोरच्याला स्पष्ट दिसत असावेत. ही बाब बहुतेकांनी हेरली, सोमेश दादाने याची दखल घेत मला "रँडी पॉश् " या आजतागायत मला माहित नसलेल्या व्यक्तिबद्दलची व त्यांच्या लेक्चर्सविषयी माहीती पुरविली. सोमेश दादाला तुम्ही [या ] त्याच्या संस्थळावर त्याने अतिशय काळजीपूर्वक व अभ्यासपूर्वक पद्धतीने बनवलेल्या माइंड मॅप्सवरुन बहुधा आधीपासूनच ओळखत असाल.


अवघ्या काही तासांतच मी रँडी पॉश् यांचा चाहता झालो. अगदी साध्या-साध्या घरगुती उदाहरणांचा प्रत्यय देत त्यांनी आजवर लक्षावधी लोकांच्या जीवनात हर्ष रुपी बीजे पेरण्याचे महत्वपूर्ण काम केले आहे, पॉश् हे स्वतः संगणक क्षेत्रातील प्रख्यात अभियंते आहेत; त्यांची जमेची बाजू म्हणजे त्यांचे प्रभावी वक्तृत्व व संभाषण कौशल्य—ऐकणाऱ्या रसिक श्रोत्याला हसवत-खेळत ठेऊन मंत्रमुग्ध करण्याची त्यांच्याकडे अथांग शक्ती आहे. पॉश् यांच्याबद्दल अधिक माहीती गोळा करीत असताना त्यांचे "टाइम मॅनेजमेंट "वरील लेक्चर पाहण्यात आले, एकूणच एन्जॉय करण्यासारखे आहे ते! या लेक्चरमधील त्यांनी समजावलेले "स्टीफन कॉव्हेचे फोर क्वाड्रंट मॅट्रिक्स" मला अधिक भावले. वरील परिच्छेदातील सुरुवातीच्या ओळींत ज्या प्रश्नांचा मी उहापोह केला आहे, त्या प्रश्नांची अपेक्षित उत्तरे शोधण्यासाठी एक महत्वपूर्ण साधन आपल्या हाती लागले आहे, अशी मला पक्की खात्री झाली.

दैनंदिन जीवन व्यतीत करत असताना झोपेतून उठल्यापासून ते पुन्हा झोपेपर्यंत कुठल्या ना कुठल्या कामांची आपल्या पुढ्यात रोज रेलचेल असते. यातील कुठले काम तुम्ही पहिले निवडता व कुठले त्यानंतर, यावर पुढील परिणाम अवलंबून असतात, या परिणामांची परिणीती प्रस्तुत लेखाच्या सुरुवातीच्या परिच्छेदात सांगितल्याप्रमाणे असते. तेव्हा याबाबतीत काळजीपूर्वक अभ्यास करण्याची गरज भासते. कॉव्हेने त्याच्या "सेव्हन हॅबिट्स ऑफ हायली इफेक्टिव्ह पीपल" या पुस्तकात अशी दैनंदिन कामे कोणती-कोणती असतात आणि त्या कामांना निवडताना विभागणी कशी करावी यासाठी "फोर क्वाड्रंट मॅट्रिक्स" दिले आहे. १, २, ३, ४ असे चार साचे (प्रकार) असलेल्या तक्त्यात कॉव्हे कामांची विभागणी करतो. कॉव्हेच्या मते आपल्याला करावयाची दैनंदिन (किंवा निश्चित कालावधीसाठीची) कामे ही या चार प्रकारांत मोडतात. हे चार प्रकार खालीलप्रमाणे आहेत:

१. अतिशय महत्वाची अन् तातडीची कामे
२. महत्वाची पण तातडीची नसलेली कामे
३. महत्वाची नसलेली पण तातडीची कामे
४. महत्वाची अन् तातडीची नसलेली कामे

या "फोर क्वाड्रंट मॅट्रिक्स"चे स्वरुप खालील तक्त्यावरुन स्पष्ट होईल,

तक्ता १: कॉव्हेचे "फोर क्वाड्रंट मॅट्रिक्स"

	तातडीचे असलेले	तातडीचे नसलेले
महत्वाचे असलेले	१ ⟹	२ ⟹
महत्वाचे नसलेले	३ ⟹	४

याच तक्त्याला एका हाताशी धरुन मी खालील माइंड मॅप बनवला आहे. या माइंडमॅपमध्ये वेळेचे नियोजन करताना मला ज्ञात असलेल्या बहुतेक कामांचे चार प्रकारांत वर्गीकरण केले असून प्रत्येक प्रकारातील कामे उरकल्यानंतर त्यांचे काय परिणाम होऊ शकतात/होतात, याची माझ्यापरीने मीमांसा केली आहे. कॉव्हेच्या मतानुसार—जर सर्वकाही सुरळीत राखायचे असेल तर ही कामे अनुक्रमे प्रकार १, त्यानंतर २, त्यानंतर ३ आणि वेळ असलाच तेव्हा शेवटी प्रकार ४ यानुसार पार पाडावीत; असा क्रम अवलंबण्याने जीवनात मानसिक, आर्थिक व प्रपंचिक समतोलत्व राखले जाऊन लक्ष्यित उद्दिष्टांकडे लक्ष देण्यासाठी पुरेसा वेळ मिळतो.

चित्र: वेळेच्या नियोजनासाठी कॉव्हेच्या "फोर क्वाड्रंट मॅट्रिक्स"वर आधारित माइंड मॅप

माइंडमॅप स्पष्ट दिसण्यासाठी त्यावर क्लिक करा

या माइंडमॅपची संक्षिप्त स्वरुपातील रुपरेषा खालीलप्रमाणे आहे; या रुपरेषेच्या आधारे कामांची विभागणी आणि त्यांचे परिणाम—या गोष्टींचे आकलन होण्यास मदत होईल. प्रत्येक प्रकारातील कामांचे स्वरुप व त्यांच्या परिणामांचे स्वरुप—यावर बरेच काही लिहिता येईल, पण लेखाचे समतोलत्व (!) राखण्यासाठी तूर्तास तत्सम् खंड मी वगळण्याचा निर्णय घेत आहे, तरीही माइंड मॅपमधील वर्गवारी बद्दल काही शंका उद्‍भवल्यास त्यावर आपण नक्कीच चर्चा करु.

आराखडा: वेळेच्या नियोजनासाठी कॉव्हेच्या "फोर क्वाड्रंट मॅट्रिक्स"वर आधारित माइंड मॅपची रुपरेषा

✔ वेळेचे नियोजन

१) अतिशय महत्वाची अन् तातडीची कामे
    » आणीबाणीची वेळ, निर्णायक स्थिती, पेचप्रसंग, संकटसमय इत्यादी      
    » कालमर्यादा असलेले प्रकल्प, प्रोजेक्ट्स      
    » दूरध्वनीद्वारे, टपालाद्वारे वा विपत्रांद्वारे करावयाची निकडीची संभाषणे, चर्चा  
        ☛ परिणाम      
            »» ताण, चिंता      
            »» जळफळाट, चिडचिड      
            »» मानसिक संतुलन बिघडणे      
            »» अशा कामांत मग्न असताना अथवा ती झाल्यानंतर काही (वा बराच) काळ रागावलेले राहणे   
  
२) महत्वाची पण तातडीची नसलेली कामे  
    » प्रतिबंधात्मक वा निवारणासाठी असलेली      
    » स्व-सामर्थ्यशक्तित सुधारणा व शरीरसौष्ठवाबाबतची काळजी      
    » आजवर अज्ञात असलेल्या गोष्टींबद्दल जाणून घेणे      
    » नवीन नाते, संबंध जुळवणी      
    » उपलब्ध झालेल्या नवीन संधींचा वेध घेणे      
    » कामाचे स्वरुप समजण्यासाठी व पायाबांधणीसाठी योजना तयार करणे      
    » मनोरंजन, करमणूक
        ☛ परिणाम      
            »» नंतरच्या काळात चांगले फायदे मिळण्याची जास्त संधी      
            »» मनाची दूरदृष्टित्मक जडणघडण      
            »» कुठल्याही गोष्टीकडे/प्रश्नाकडे बघण्याचा दृष्टिकोन, प्रवृत्ती, मनाची भूमिका, कल यांत बदल      
            »» व्यवहारात व घरगुती/सामाजिक जीवनात समतोलपणा राखण्यात मदत      
            »» स्वतःहून शिस्त लावून घेतली जाते वा लागते      
            »» कुठल्याही घटनेनंतर मनावर अपेक्षित नियंत्रण, संयम राहण्यास मदत      
            »» पेचप्रसंग उद्‍भवण्याचे प्रमाण कमी  
  
३) महत्वाची नसलेली पण तातडीची कामे
    » चालू कामात व्यत्यय आणणारी, अटकाव करणारी अचानक येऊन टपकणारी कामे      
    » तातडीची (बहुधा मदतीसाठी असणारी) हाक वा विनंती      
    » आकस्मिकपणे येणारी टपालपत्रे, विपत्रे, अहवाल, प्रोजेक्ट्स, फोन कॉल्स इत्यादी      
    » काही बैठकी      
    » हितसंबंध जुळलेल्या असणार्‍या अगदी जवळच्या, सलोख्याच्या गोष्टींच्या वा व्यक्तिंबाबतच्या समस्या, संकटमय परिस्थितीशी निगडीत      
    » (बहुधा समाजात वा घराबाहेर) घडणार्‍या लोकप्रिय, प्रभावशील घटना/हालचाली
        ☛ परिणाम      
            »» आपल्यावर अन्याय झाला आहे, केवळ आपल्यालाच जाणूनबुजून फसवले गेले आहे असे वाटणे      
            »» परिस्थिती हाताबाहेर जाणे      
            »» शॉर्ट टर्म फोकस      
            »» पेचप्रसंग सोडवण्यासाठी अशा आकस्मिक घटनांचा वापर करुन भावी आयुष्यासाठी योग्यरीतीने नियोजन करता येऊ शकते      
            »» हं, एका रात्रीत नावलौकिक, कीर्ती, प्रतिष्ठा, सन्मान प्राप्त होऊ शकतो      
            »» रंग बदलणार्‍या सरड्याप्रमाणे सारखी विचार(निष्ठा) बदलण्याची प्रवृत्ती विकसीत होऊ शकते      
            »» आपली लक्ष्ये, ध्येये, उद्दिष्ट्ये निरुपयोगी आहेत, असे पाहिले जाते      
            »» नाते, संबंध यांत तणाव निर्माण होऊ शकतो किंवा ते तुटू देखील शकतात
      
४) महत्वाची अन् तातडीची नसलेली कामे
    » गांभीर्य नसणारी, क्षुद्र, क्षुल्लक, नीरस कामे/हालचाली
    » व्यग्र करणारी वा वेळेचा विनाकारण अपव्यय करणारी व्यर्थ कामे वा हालचाली
    » आलेली विपत्रे, टपालपत्रे  
    » काही फोन कॉल्स
    » वेळेचा कायम अपव्यय करणारे लोक, गोष्टी      
    » आनंददायक, सुखकारक वा आल्हाददायक
        ☛ परिणाम      
            »» अगदी बेजाबाबदार होणे      
            »» कुठल्याही कामासाठी हात झटकणे वा त्यापासून मागे हटणे      
            »» कामावरुन किंवा प्रसंगी नोकरीवरुन वा संस्थेतून पायउतार होऊ शकण्याचे वा हकलले जाण्याचे चान्सेस      
            »» अगदी मुलभूत गरजांसाठी/गोष्टींसाठीदेखील इतरांवर वा संस्थेवर विसंबून राहण्याची सवय जडू शकते

वरील माइंड मॅपचे निरीक्षण करत असताना तुम्हाला प्रत्यय आला असेलच की बहुधा आपण बरेचदा महत्वाचे नसलेले व/वा तातडीचे नसलेले कामे प्रथम निवडतो, ती उरकल्यानंतर अगदी थोडा वेळ समाधान लाभते खरे, पण त्यानंतर अतिमहत्वाची व/वा तातडीची कामे हाताळताना मात्र आपला जीव मुठीत धरुन कुठल्याही परिस्थितीत ती पार पाडावीच लागतात. याचा परिणाम म्हणजे दिवस अखेर आपले मानसिक संतुलन बिघडते, व एकूणच परिस्थिती हाताबाहेर गेल्याची आपल्याला जाणीव होते. कॉव्हेच्या यावर मात करण्यासाठी सोपा उपाय सुचवतो तो असा—ही कामे १, २, ३, ४ अशा क्रमानेच करावीत, तुम्हालाही असेच वाटत असेल, नाही? तर मग लगेच २ x २ चा तक्ता असलेली अशी टू-डू लिस्ट बनवा व आपल्यापाशी असलेल्या अमूल्य वेळेचे योग्य रीतीने नियोजन करा!

काही टीपा:
१. वरील माइंडमॅपवरुन एक गोष्ट मला प्रकर्षाने जाणवली की प्रकार ३ मधील अगदी आकस्मिक येऊन टपकणार्‍या कामाच्या (कामांच्या) ओझ्यामुळे जी अतिमहत्वाची कामे असतात, ती विसरली जाण्याचे चान्सेस फार जास्त असतात, तेव्हा जरा जपून!

२. सोमेश दादाने काही महिन्यांपूर्वी "पर्सनल डिझास्टर प्लॅन "चा माइंड मॅप बनविला होता, त्यामध्ये त्याने "लक्षात ठेव" या मुद्द्यामध्ये "स्वतःला कुठल्या ना कुठल्या कामात सतत व्यग्र ठेव" असे सांगितलेले आहे. पण वरील माइंड मॅप मध्ये मला ही गोष्ट इतर कामांचा प्रभाव बघता थेट ४ थ्या प्रकारात फेकावी लागली—यासंबंधी काही शंका असतील तर कळवाव्यात. (खालील चित्र पहा)

दुरुस्ती: वरील चित्रातील (आणि माइंडमॅपमधील) उठून दिसणारा शब्दप्रयोग असा वाचावा: "व्यग्र करणारी वा वेळेचा विनाकारण अपव्यय करणारी व्यर्थ कामे वा हालचाली"

---


असंच याबाबतीत आणखी माहीती मिळविण्याच्या उद्देशाने आंतरजालावर भटकत असताना [हा ] लेख वाचनात आला. वेळेचे नियोजन करीत असताना कॉव्हेच्या क्वाड्रंटपेक्षा अगदी तसाच पण जरा निराळा असणारा "केन ब्लेंचर्ड "चा क्वाड्रंट अधिक प्रभावी असू शकतो, असे प्रतिपादले आहे. या क्वाड्रंटचे साधारण स्वरुप खालील तक्त्यावरुन स्पष्ट होईल,

तक्ता २: केन ब्लेंचर्डचे "फोर क्वाड्रंट मॅट्रिक्स"

	Want to do	Don't want to do
Have a to do	१ ⟹	२ ⟹
Don't have to do	३ ⟹	४

वरील तक्त्याचे निरीक्षण केले असता असे दिसेल की आपण सामान्यतः १, ३, २ अशाप्रकारे कामांचा अवलंब करीत असतो. याचा परिणाम म्हणजे ज्या गोष्टी आपल्याला करावयाची निकड नाहीये त्या पहिले केल्या जातात, उलटपक्षी ज्या करणे अतिशय निकडीचे आहे त्या गोष्टी मात्र अपूर्णच राहतात. ब्लेंचर्डच्या मते, यावर मात करण्यासाठीचा एकदम सोपा व सोयिस्कर उपाय म्हणजे १, २, ३, ४ या क्रमाने कामांचा अवलंब करणे.

एक गोष्ट नेहमी लक्षात राहू द्यावी, ती म्हणजे—तुम्ही काहीही करु शकता पण सर्वकाही करु शकत नाही. (~ अनामिक)

---

अतिशय महत्त्वाची नोंद:

आत्ताच काही क्षणांपूर्वी^{[जानेवारी ३, २०११]} सोमेश दादाने एक हृदय हेलावणारी खूप मोठी गोष्ट या लेखात दुरुस्त करायला सांगितली, ती म्हणजे—"रँडी पॉश् हे आता हयात नाहीत." :(
[त्यांच्या शब्दान्-शब्दाची खरी किंमत आता मला कळतीय. ही बाब हा लेख लिहिण्यापुर्वी वा लिहून पूर्ण झाल्यानंतर अद्याप मला माहित नव्हती. या अशा माझ्या चुकीबद्दल क्षमस्व. प्रस्तुत लेखात त्यांच्याबद्दल उल्लेख केलेल्या सर्व घटना गतकाळातील आहे, याची वाचकांनी शेवटी नोंद घ्यावी.]
सर्वांना आवाहन आहे की त्यांचे पुस्तक "दि लास्ट लेक्चर" यावरील [ही] चित्रफीत अवश्य पहावी.